5万元)
2、项目要求
11、数据备份
认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法
3、要求中标单位在签立合同时成立项目组,指定专人负责该项目,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施
(5)备份登记
1、加工单位数据自检合格后,递交招标人验收数据验收首批以5万幅为单位,验收合格后以20万幅为单位,分批由加工单位自检合格后提交
(3)区分扫描件和非扫描件
(4)档案前处理登记
(3) 图像拼接
6、《国家行政机关公文格式》(cb/t 9704—1999)
5、各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容,其中包括:免费服务期后的服务方式和费用服务响应时间、项目完成时间西藏日报招聘、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等;
二)、售后服务要求
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物拆除装订物时应注意保护档案不受损害
六安市数字档案室建设试点项目
扫描分辨率要求300dpi,影像保存格式为jpg格式特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率
1、六安市政府采购中心吕志明0564-、六安市档案局许大卫0564-、六安市财政局采购科王勇 0564-
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间
7、《纸质档案数字化技术规范》(da/t 31—2005)
4、图像处理:
2.6、应遵循的业务标准
2.4、时间要求
(4)按照既定规则、路径,自动备份目录数据西藏日报藏文版、图像文件,并可进行数据库恢复包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份
(2)图像文件的命名
对档案目录数据进行著录,做到在录入数据的同时做好校对工作,并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印,建立档案目录数据库条目著录实行双机录入,确保录入正确率
三)、其他要求
六安市政府采购中心
根据《中华人民共和国政府采购法》、财政部《政府采购非招标采购方式管理办法》和安徽省财政厅《关于规范政府采购监督管理审批工作的通知》等规定,现将六安市数字档案室建设试点项目(采购编号:lacgzx-h)拟采取单一来源方式原因及采购的(企业名称)的相关情况予以公示
填写数字化备份管理登记表单
2、档案整理:整理的西藏日报社具体工作内容包括档案案卷盒更换,手写责任者、案卷上题名,档盒全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限、案卷号等手工盖章,档案卷内文件标页与目录核对等,以及部门老旧破损的档案进行修裱和一些零散的档案资料进行归档整理在扫描之前,必须逐卷、逐份对档案进行检查核实,根据约定的规则区分扫描件与非扫描件,并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象,进行相应修改,并根据档案的实际情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量
根据国家档案局2015年4月印发的《关于开展数字档案室建设试点的通知》(档函〔2015〕114号)文件精神和安徽省档案局相关文件要求,市财政拨付70.5万元用于我市数字档案室试点项目建西藏日报社地址设为高效、安全、优质开展工作,特申请单一来源采购方式,委托上海中信信息发展股份有限公司为本次数字化档案室建设试点项目承建单位原因如下:
按要求把同一案卷(卷、件)中的扫描件和非扫描件区分开,不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录,并做出相应标识,保持在档案中的原有位置,同扫描档案一同编号、排序
2.1、加工内容与数量
光盘片制作两份,数据分别刻录为jpg和pdf格式,并刻录相应的软件和说明
6、档案扫描报价以a4幅面作为一页为标准单价,更大幅面以a4面积倍数进行同比价格折算,小于a4幅面的,以a4标准记为一页来计算在结算单价外,不再额外增加任何费用
1、调档交接:中标方应指定专人按照与试点单位共同制订的计划西藏日报社社长分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档,并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作,并做好移交记录
备份数据也应进行检验备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等
8、后期整理装订
2.3、验收要求
5、分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在招标人工作人员的现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录
按任务完成量分批支付,完成总任务的50%支付50%,余下的待验收合格后全部付清
2、双方各指定专人做好档案的清点交接工作,《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接
001-001-001-001
1、《中华人民共和国档案法》;
全宗号 — 目录号 — 案卷号 —页号
在完成扫描后,拆西藏日报藏文版除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏
经验收合格的完整数据应及时进行备份
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息
(2)拆除装订
(五)列出售后服务内容
光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录
9、《中国档案机读目录格式》(cb/t 2016 3-2006)
1、《中华人民共和国保守国家秘密法》
10、档案归还
采取单一来源方式采购的公示
2、招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收数据验收以抽检方式进行,抽检比例为5%,要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到99%以上(含99%)予以西藏日报网验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录抽检合格率在99%以下,提交验收数据全部发回加工单位全面自检,直至达到验收要求
按照《档案著录规则》(da/t18)等有关要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等,并要求将目录全部重新摘录出来如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行相应处理,并注明具体原因和处理方法,必要时由招标人进行审核
所需完成数量要求在合同签订后的3个月内完成
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况
(三)售后服务响应时间:接到用户电话后2小时内响应,8小时内上门服务
(二)业务性、西藏日报社社长技术性标准规范
6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备
5、《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
5、图像存储
2、《文书档案案卷格式》(gb9705—88);
7、加工过程安全要求:
根据国家档案局2015年印发的《关于开展数字档案室建设试点的通知》(档函〔2015〕114号)文件精神和安徽省档案局相关文件要求,我局积极开展数字档案室建设试点项目
2.2、加工环节与质量要求
(1)目录数据准备
(1)对服务器的操作有安全监管措施
4、扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存
2.5、安全要求
主要工作环节包括:调档交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、著录修订西藏日报电子报、后期整理装订、质量自检、档案归还等,加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密各工作环节要求如下:
(四)售后服务问题解决时间:一般问题在8小时内解决,严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺
8、《照片档案管理规范》(cb/t 11821—2002)
光盘表面标示光盘片编号,单片包装盒上注明光盘内目录索引信息
(1)纠偏
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理
2.、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
一)、技术规格及要求
档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片,并存放在单片光盘盒中,提供光盘内容说明,包括刻录时间、编号、种类、条形码、套别和文件类型等
(2)扫描色彩模式
(2)备份方式
文件命名各组成部分名字长度为:全宗号西藏日报社3位;目录号3位;案卷号3位;页号3位(不足以上位数的以“0”补齐)命名标准其组成格式简单表述如下:
同一件(卷)实体,不跨越二片dvd片号(如:同一件(卷)档案页数需在同一dvd片内)
二、采取单一来源采购理由
(1)存储格式
为保证数据安全,扫描加工后的电子文件需要提交光盘存储做备份之用,对光盘质量标准如下:
扫描模式采用彩色模式进行扫描
(2)usb端口封闭使用
(4)备份标签
9、质量自检:加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到数据质量标准的,才能递交招标人验收
2、建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为
(3)数据检验
本次加工内容为数字档案室建设试点单位档案,加工过程分为档案整理和数字化加工两个2015年西藏日报阶段预计整理档案案卷1.5万卷,全文扫描加工档案数量为164万页,同时需要对列入数字化范围的档案目录约20万条进行著录,当前均为预估数量,具体加工数量和费用结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算
3、不同的工序之间要采取措施,杜绝泄密事故的发生
4、数据验收合格后,加工单位需刻录dvd光盘两份移交给招标人并且保证能够与档案馆现有的档案管理系统进行全文自动按规则挂接,进入系统中管理
应对需要归还的档案实体进行自检,必须对档案实体进行逐卷清点,按数量、状况、与顺序等进行检查,如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报试点单位进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,要求重新进行处理,合格率要求100%
(4)扫描登记
4、《档案交接文据格式》(gb西藏日报电子/t1 3968—92);
1、与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育
(二)售后服务期限:项目验收交付后提供 1年的售后免费服务
2015年12月 17日
2、该公司是档案行业上市企业,在全国范围内具有领先地位,具有保密局颁发的涉密资质、cmi5资质以及各项管理体系认证,也是中国档案学会档案数字化加工和档案软件的定点生产企业,参与多项国家级及地方标准的起草和发布
每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性,建立起一一对应关系,为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件
应加强对数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用
在光盘片刻录完成后,与影像档案进行比对一次,以确保档案资料无遗漏及正确性
3、档案实体验收必须逐卷清点西藏日报藏文数字,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到99%以上(含99%)予以验收通过
根据档案幅面的大小(a4、a3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描主要采用平板扫描方式
3、《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)
10、《档案著录规则》(da/t 18—1999)
四)、付款方式
一、 采购内容及要求(采购预算:70并提交试点单位审核同意后,进行处理
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则
要求采用jpeg和djvu格式西藏日报存储保存
5、《中央档案馆档案接收标准》
(1)备份范围
3、《电子文件归档与管理规范》(gb/t 18894—2002);
4、要求投标商中标后,在规定时间前,将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕
1、项目概述
(3)各操作均有日志记录:用户登录操作日志;用户文件传输操作日志;系统管理员操作日志;刻录光盘日志;文件上传日志;网络访问日志等
3位3位3位3位
(一)管理性标准规范
(3)扫描分辨率
1、招标人提供档案整理、加工场地与办公桌椅、数字化加工人员所用电脑、移动硬盘以及电源等办公基础设备支持,档案扫描所需的相应设备和数字化加工软件由中标方提供
3、该公司具有丰富的数字化加工经验,建立了完善、高效、安全的数字化加工规范流程自2010年至今承接国家第一历史档案馆数字化加西藏日报藏文版工(项目总金额约1489万元)、第二历史档案馆数字化加工(项目总金额约2678万元),在全国范围内与中央档案馆、多个省部级档案馆及地方档案馆建立合作伙伴关系
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性
对目录数据库的建库质量进行检查核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录著录的错误率应小于千分之一
数字档案室建设将根据相关要求,通过委托加工形式将纸质档案扫描转换成数字化影像,建立全文数据库,为机关内部管理及面向公众服务提供高效率的全面档案服务
4、《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)
12、数字化成果管理
文件夹命西藏日报汉文版名:遵从实体档案的编号规则,总体上初步定为:全宗号3位;目录号3位;案卷号3位;页号3位或7位(末份文件夹的命名为7位),如有特殊情况需与试点单位协商处理
此公示时间为5个工作日(2015年 12月17日至2015年 12月 23日),如有异议,请以实名书面(包括联系人、地址、联系电话等)形式向六安市政府采购中心及相关单位反映公示期内如无异议,将采用单一来源方式采购
(1)扫描方式
存储时应按全宗、目录、案卷分级建文件夹存储,其中的每一份文件也需要单独创建文件夹
严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行施工单位需确保场所正常秩序和安全不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任施工单位应做到:
(一)说明服务支持方式
6、条目著录
1、六西藏日报社印刷厂安市档案局从2013年至今,通过多次政府公开招投标采购数字档案馆相关服务,该公司作为中标单位,连续三年在档案局开展馆藏档案数字化加工工作,加工质量符合招标技术要求及国家相关标准,档案安全保密意识强,队伍稳定
(4)裁边处理
3、档案扫描:
联系事项:
7、著录修订
(2)去污
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